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4 de febrero de 2016

El nuevo paradigma de las conferencias online de audio y video

Hoy en día ha cambiado el panorama de las formas de comunicarnos entre distintas empresas o dentro de la misma empresa. Las reuniones cada vez son -o deberían ser- más cortas, más precisas y podemos celebrarlas casi en cualquier sitio gracias a la tecnología... pero tener la tecnología disponible no significa que la reunión sea más eficiente.

Cerrar negocios, hacer una entrevista de trabajo o supervisar una tarea clave es posible gracias a la tecnología y cuando la calidad es buena es lo más parecido a tener una reunión presencial, pero con un coste mucho más barato, ya que ahorramos los costes de desplazamiento o alojamiento (si los hubiera). Hoy en día hay muy buenas soluciones al alcance de cualquiera que brindan al usuario la oportunidad de hacer una buena reunión a miles de km como si estuviera a escasos centímetros... pero no siempre todo sale bien (ni siquiera teniendo la tecnología necesaria)

Supongo que es algo que pasa en todas las empresas, pero realmente me frustra liderar una videoconferencia con cualquiera de los sistemas que la empresa pone a tu disposición (o con los que tu, como usuario, te has buscado la vida) y comprobar como pasan los minutos y poco a poco todo va fallando... casi siguiendo un guión maléfico.

O bien la herramienta no se conecta con el servidor, o bien el audio llega con retardo... o bien el retardo está en alguno de los asistentes a la conference, que es incapaz de entender que ha de poner su micrófono en "mute" para que los demás no escuchemos las conversaiones que hay a su alrededor... o de pronto alguien se caé y no puede volver a conectar. 

Hay mil y un ejemplos que he vivido a lo largo de mi experiencia profesional y que estoy seguro que en menor o mayor medida os han pasado también a vosotros en vuestras conferencias online de audio y vídeo. Y todos son frustrantes, así que lo mejor es que vayas preparado con un plan b porque por mucho que pruebes todo 15 minutos antes de arrancar, las cosas pueden fallar.

También puedes elegir bien la solución para ser más productivo en tu trabajo, pero te advierto que nadie escapa de los alargados brazos de nuestro amigo Murphy (si, el de la Ley de Murphy) y este será especialmente cruel contigo si huele tu miedo -basado en experiencias semejantes- antes de arrancar la reunión online.

De todos modos, si me gustaría destacar lo que este tipo de tecnologías han aportado y están aportando al día a día de muchos de nosotros. Sobre todo si te mueves en ambientes multinacionales es magnífica la inmediatez con la que puedes tener a una persona conectada para discutir algún tema relevante o para tener casi la misma experiencia que te puede dar una reunión presencial. Porque los tiempos están cambiando y si lo piensas friamente no hay prácticamente ningún motivo que permita decantarnos por la reunión cara a cara frente a hacerla con una videoconferencia.

Salvo que sea algo en el que se requiera firmar un documento, etc... apenas hay diferencia, y las empresas más tecnológicas cada vez se reunen con menor frecuencia, pues la tecnología acerca distancias y abarata costes de una forma que hace plantearse paradigmas que hasta ahora eran casi dogmas de fe (aquello de, reserva un avión y vete a aquel sitio para cerrar este tema con esta persona está claramente fuera de lugar en los tiempos en los que vivimos)


Bonus track: Aunque el departamento de IT te diga que reinicies el ordenador, pregúntale primero cómo anda de ancho de banda antes de hacerlo, pues muchos problemas vienen por ahí