Como en la vida, en las empresas podemos encontrarnos diferentes formas de afrontar determinados retos. Los hay que piensan que "con excel nos apañamos" y los hay que han descubierto que un buen ERP es un compañero que te evita sustos, duplicidades de información y decisiones basadas únicamente en la experiencia.
(Permitidme un matiz en este post para contar algo que cuento en mi empresa casi a diario. El sentido de negocio está bien, pero cuando está soportado en datos sólidos, es imbatible en cualquier conversación)
Dicho esto, dejadme que vuelva y retome el hilo argumental que tenía en mente. Para tomar buenas decisiones no hace falta ser una multinacional. También el bar de la esquina o "zapatos Pepe" puede tomar buenas decisiones porque domina sus flujos de caja y sus stocks. Sus cuentas pendientes o su estrategia financiera.
Antes de nada, os animo a que entendáis qué es verifacu, y para ello vamos a explicar qué es un ERP y cómo responde a diferenes intenciones de búsqueda (informativa, comparativa o transaccional), explicaré los beneficios de implantar un ERP con casos reales donde podréis ver claramente los beneficios de profesionalizar la gestión de tu empresa, y os hablaré de la importancia de poder integrar tu ERP con otros sistemas "satélite" como pueden ser el de nóminas, almacén o algunos más, y en definitiva, trataré de daros mi visión sobre la importancia de afrontar los cambios que por ejemplo puede traeros una nueva ley antifraude fiscal y cómo afrontarlo con garantías.
SPOILER: Un ERP modular y flexible, bien integrado y alineado con tus procesos es el trampolín perfecto para crecer, sin necesidad de comprar el "cojo-sistema" e hipotecarte financieramente, pero sin tomar las decisiones "a ojímetro"
Antes de nada os preguntaréis. ¿Qué es un ERP? Venga, vamos a por ello. Un ERP es un Enterprise Resource Planning. En cristiano es un sistema que centraliza tus principales procesos de negocio (finanzas, compras, ventas, proyectos, gestión de stocks, recursos humanos y algún otro más) en una única fuente de datos , con flujos automatizados e interacción y actualización en tiempo real. La importancia de la "modularidad" de un ERP viene marcada por el grado de madurez de tu empresa, y tu elección de aquellos sistemas clave, teniendo siempre a tu alcance la posibilidad de ir incorporando otros según sean necesarios (ejemplo de libro,, el módulo contable).
Los principales beneficios de tener un ERP son la gestión de información veraz (se reduce drásticamente el número de errores), el incremento de la productividad por dejar de hacer cosas de forma manual, la toma de decisiones con datos y no únicamente con sentido de negocio o experiencia, la reducción de costes a largo plazo y la capacidad de adaptarte a cambios en el paradigma competitivo , contable o regulatorio a los que puedas tener que enfrentarte.
Esto último es clave, ya que tener un ERP nos permite responder a necesidades de búsqueda informativa ya que explica y demuestra el cumplimiento normativo en aspectos tan importantes como las facturas (lleva un registro automático de las mismas), historial de eventos, conservación legal de los datos (más allá de los clásicos folders en los que se puede tardar una eternidad en encontrar lo que estás buscando), y por supuesto la preparación de facturas electrónicas y adaptación a los modelos fiscales existentes.
Mi consejo cuando busques qué ERP implantar es que analices la "modularidad" de los mismos. Elige aquel que mejor se adapte a tu situación real y futura, sin pensar que necesitas un Ferrari para circular por tu carretera. Analiza bien tu situación y adáptate a ella consecuentemente. Por último, presta atención a la capacidad de integrarse con los módulos satéllte que puedas tener implantados. No es necesario cambiarlo todo, pero si que puedas seguir operando con tus sistemas existentes sin tener que montar un castillo de naipes que redunde en pérdidas de datos o de trazabilidad de tu información actual.
Por poner un escenario que entenderéis perfectamente y que seguro que todos los empresarios sufren de uno u otro modo. Imagínate que a la hora de implantar un ERP, este fuera tan rígido que no fuera capaz de integrar tu información actual de nóminas.Costes laborales, obligaciones tributarias, gestión de altas y bajas, Seguridad Social. Desde luego nunca te recomendaría que eligieras un ERP que no te permite integrarte con tu sistema de nóminas actual, o al final te va a salir más caro el collar que el perro.
En resumen, y por condensar lo que he escrito anteriormente, deberías elegir un ERP que_
- Cumpla con tus necesidades sin añadir una línea de tareas infinitas en tu día a día.
- Reduzca tus tareas manuales y permita la automatización de las más importantes.
- Permita utilizar los datos en tu beneficio
- Sea escalable sin tener que rehacer ningún sistema desde cero
- Te permite prepararte para nuevos entornos regulatorios